Técnico/a de Administração e Financiamento - Lisboa
Fundación Ayuda en Acción
- Assegurar uma gestão administrativa e financeira rigorosa da atividade da Ajuda em Ação em Portugal e dos seus projetos, contribuindo simultaneamente para a identificação, preparação, acompanhamento e gestão de oportunidades de financiamento público e privado.
- Procuramos uma pessoa que entenda a função financeira como uma área próxima dos programas e das equipas, capaz de assegurar rigor e controlo, mas também de contribuir para encontrar soluções, antecipar necessidades e apoiar o crescimento e a sustentabilidade da organização.
Gestão financeira e administrativa
- Acompanhar a gestão financeira corrente da Representação Permanente em Portugal;
- Apoiar a elaboração e acompanhamento do orçamento anual da organização;
- Elaborar mapas de controlo orçamental e acompanhar a execução financeira;
- Acompanhar pagamentos, recebimentos, fornecedores, compromissos e tesouraria;
- Preparar e organizar a documentação necessária para a contabilidade;
- Articular com a contabilidade externa e com as áreas financeira e administrativa da organização;
- Apoiar os processos de fecho contabilístico e financeiro;
- Preparar documentação e informação necessária para auditorias e processos de verificação;
- Garantir a correta organização e arquivo da documentação administrativa e financeira.
- Elaborar e acompanhar os orçamentos dos diferentes projetos e programas;
- Trabalhar em proximidade com as equipas técnicas, apoiando-as no acompanhamento da execução financeira;
- Acompanhar despesas, elegibilidade, desvios orçamentais e níveis de execução;
- Preparar mapas financeiros e informação para relatórios intercalares e finais;
- Apoiar a preparação de pedidos de pagamento, reembolso e outras formas de reporte financeiro;
- Organizar os dossiers financeiros e respetivas evidências;
- Acompanhar processos de auditoria, controlo e verificação de projetos;
- Assegurar o cumprimento das regras financeiras estabelecidas pelos diferentes financiadores;
- Gestão e atualização da documentação laboral e dos processos administrativos dos colaboradores.
- Administração e acompanhamento de férias, ausências, licenças e demais incidências de Recursos Humanos.
- Apoio nos processos de recrutamento e seleção, incluindo triagem curricular, agendamento de entrevistas e integração de novos colaboradores.
- Gestão e manutenção da plataforma corporativa de Recursos Humanos, assegurando a qualidade, atualização e confidencialidade da informação.
- Suporte aos colaboradores em matérias administrativas e de Recursos Humanos.
- Elaboração de relatórios, controlo de indicadores de RH e acompanhamento de bases de dados de colaboradores.
- Coordenação e arquivo da documentação relacionada com admissões, alterações contratuais e desvinculações.
- Elaboração e reporte de informação corporativa de Recursos Humanos à sede central da Ayuda en Acción, assegurando a qualidade, consistência e cumprimento dos prazos estabelecidos.
- Acompanhar regularmente oportunidades de financiamento relevantes para as áreas de intervenção da Ajuda em Ação;
- Identificar e analisar avisos e programas de financiamento nacionais e europeus;
- Apoiar a decisão sobre oportunidades de financiamento, analisando requisitos, elegibilidade, prazos, cofinanciamento e implicações financeiras;
- Participar na preparação de candidaturas, particularmente na componente financeira e orçamental;
- Apoiar a gestão administrativa e financeira dos projetos aprovados;
- Contribuir para o desenvolvimento interno de conhecimento sobre programas como Portugal 2030, programas regionais, FSE+, FEDER, Interreg/POCTEP e outros instrumentos nacionais e europeus relevantes.
Conhecimento e experiencia
- Formação superior em Gestão, Economia, Contabilidade, Finanças, Gestão de Organizações Sociais ou área relevante;
- Experiência profissional na área financeira, administrativa ou de gestão de projetos;
- Experiência ou conhecimento de projetos financiados por fundos públicos nacionais ou europeus;
- Capacidade de elaboração e acompanhamento de orçamentos;
- Bons conhecimentos de Excel e ferramentas de gestão e tratamento de informação;
- Essencial:
- Valorizamos:
Inglés: B2 Intermediário avançado.
Mobilidade geográfica
- Disponibilidade para realizar viagens ocasionais, aproximadamente duas a três vezes por ano.
- Experiência profissional em ONG, IPSS, fundações, associações ou outras organizações da economia social;
- Experiência na gestão financeira de projetos financiados;
- Conhecimentos de Portugal 2030, FSE+, FEDER, Interreg/POCTEP ou outros programas de financiamento público;
- Experiência na preparação ou acompanhamento de candidaturas;
- Conhecimentos de fundraising e captação de financiamento privado;
- Experiência ou conhecimento de campanhas de consignação do IRS;
- Conhecimentos de comunicação ou marketing aplicados à captação de fundos;
- Experiência de relacionamento e reporte a financiadores;
- Rigor e sentido de responsabilidade, acompanhamento da informação financeira com elevado nível de cuidado;
- Espírito de serviço e colaboração, entendendo a área financeira como suporte à atividade e às equipas;
- Proatividade, antecipando problemas e procura de soluções;
- Flexibilidade, necessária numa organização com uma estrutura pequena e projetos diversificados;
- Capacidade de aprendizagem, nomeadamente, relativamente a novos programas e regras de financiamento;
- Autonomia, conseguir organizar o próprio trabalho e gerir prioridades;
- Espírito de equipa, privilegiar a cooperação e o modelo colaborativo de trabalho;
- Orientação para resultados, mantendo simultaneamente atenção aos processos e ao cumprimento das regras;
- Interesse pelo setor social e compreensão das especificidades de uma organização sem fins lucrativos.
- Disponibilidade: Entrada imediata
- Duração do contrato: Contrato a termo certo de um ano, com possibilidade de renovação.
- Jornada de trabalho: A tempo inteiro (40 horas por semana)
- Formato híbrido de trabalho: três dias presenciais no escritório e dois dias em regime de teletrabalho.
- Centro de trabalho: Lisboa.
- Remuneração/Salário de acordo com a política de remuneração da Ayuda en Acción.
(serão solicitados no caso de chegar à fase de finalista):
- Certificado de registo criminal, atualizado.
- Contactos dos 3 últimos cargos, a fim de solicitar referências para o cargo ocupado.
Na Ayuda en Acción temos tolerância zero para comportamentos relacionados com exploração sexual, abuso sexual e/ou assédio sexual, razão pela qual, de acordo com a nossa Política de Protecção da Criança, estamos empenhados em efectuar uma série de verificações antes da contratação, solicitando informações a empregadores anteriores através do Esquema de Divulgação de Má Conduta (The Misconduct Disclosure Scheme misconduct-disclosure-scheme.org) no caso dos referidos empregadores serem membros desta plataforma. Por conseguinte, ao apresentar esta candidatura, o candidato a emprego aceita e autoriza a realização destas verificações a fim de continuar no processo de selecção.
Para além disso, a Ayuda en Acción também se compromete a fornecer aos restantes membros do MDS a informação correspondente a este tipo de eventos sobre os trabalhadores que tenham trabalhado para a Organização. Assim, ao apresentar esta candidatura, o candidato a emprego aceita e autoriza a realização destes controlos prévios à contratação para prosseguir no processo de seleção e a conservação dos seus dados para posterior consulta pelos membros do MDS.
A informação extraída deste pedido de referências será utilizada de forma Privada, Confidencial e Interna e só será utilizada para os processos de seleção da Ayuda en Acción em que o candidato se tenha inscrito.
Além disso, será obrigatória a apresentação da "Certificação Negativa do Registo Central de Criminosos Sexuais" antes da incorporação.