People Ops Manager (H/F) - French Speaking - Lisbonne

Vroomly est la seule plateforme digitale tout-en-un qui connecte les garagistes à leurs clients et à leurs fournisseurs.

Avec plus de 6 000 garages actifs, Vroomly s’est imposée comme une référence du secteur en centralisant les outils de gestion administrative, la relation client et la commande de pièces automobiles, via un catalogue de plus de 2,5 millions de références.

Acteur engagé dans la transformation des métiers de l’entretien automobile, Vroomly est animée par une conviction forte : les garagistes sont essentiels à la mobilité et à la liberté de millions de personnes. Notre objectif est de leur fournir des outils simples, efficaces et adaptés à leur quotidien, pour les aider à développer leur activité dans la durée.

Entreprise rentable, Vroomly connaît une forte croissance et accélère son développement à l’international. La société compte aujourd’hui 120 collaborateurs, répartis entre deux pôles complémentaires :

• Paris, où se concentrent le produit, le marketing, les achats et la supply,
• Lisbonne, où les équipes opérations, sales et care accompagnent au quotidien les garages dans leur développement.

Chez Vroomly, vous contribuez à faire évoluer un secteur clé de la mobilité, au sein d’une entreprise en pleine accélération.

Descriptif du poste

Tu rejoindras la Team RH à Lisbonne et auras un rôle clé dans le quotidien de l’entreprise, au cœur de l’expérience collaborateur.

Tu seras responsable de la gestion admin, paie, droit social pour nos deux bureaux, ainsi que de la supervision de l’office management à Lisbonne. Pour ce faire, tu reporteras à notre DRH et manageras Sarah (Office Manager de Lisbonne).

Tes missions

RH & People Operations

• Gérer et piloter la gestion administrative des entrées et sorties des collaborateurs : préparation des contrats, création des dossiers salariés et suivi des démarches d’embauche et de départ pour les stagiaires, alternants, CDD, CDI et freelances en France et au Portugal.
• Gérer et administrer les évolutions liées au parcours des salariés : changements de statut, de temps de travail, absences et arrêts de travail, de situation contractuelle et autres événements administratifs.
• Structurer, formaliser, optimiser et faire évoluer les processus People Ops : paie, onboarding/offboarding, administration RH, politiques internes, outils et amélioration continue.

Paie

Pour la gestion de la paie, tu travailleras en lien avec PayFit pour la France et avec notre cabinet partenaire au Portugal.

• Préparer, assurer le suivi, et contrôler la paie : collecter et contrôler les éléments variables, préparer les éléments de paie et vérifier la cohérence des bulletins et des éléments de rémunération.
• Gérer les relations avec les différents organismes sociaux en France et au Portugal : URSSAF, Segurança Social, caisses de retraite, contrats mutuelle et prévoyance, etc.
• Assurer le suivi des congés payés et des dispositifs RH : titres-restaurant, transport, etc.

Droit social

• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires en France et au Portugal : droit du travail, protection sociale, santé au travail, obligations employeur
• Assurer une veille juridique en France et au Portugal afin d’identifier les évolutions réglementaires applicables aux pratiques RH.

Gestion de projet

• Être force de proposition sur les sujets People Ops, définir les priorités et la roadmap, puis accompagner leur mise en œuvre et leur suivi.
• Les projets pourraient être par exemple : la mise en place d’une charte de télétravail, suivi du temps de travail, rédaction d’accords collectifs, de dispositifs RH, etc.

Pilotage et analyse des données RH

• Exploiter les données issues de nos outils (HiBob, PayFit) pour produire des indicateurs et reportings RH fiables.
• Structurer et fiabiliser les données RH, dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.

Office Management

• Manager et accompagner l’Office Manager (Sarah) dans ses missions, son organisation au quotidien et sa montée en compétences.
• Superviser les projets et sujets Office Management : aménagement des bureaux, organisation des événements internes, gestion des prestataires, amélioration de la vie au bureau, etc.

Environnement et outils

• Outils HR Ops : Hibob, Payfit, Swile, Coverflex, Yousign
• Outils internes : Notion, Slack, Google Suite, Excel
• Travail en étroite collaboration avec la Finance, le cabinet de paie et les équipes de Vroomly.
• Tu seras l’interlocuteur.trice principal.e des collaborateurs et des équipes sur les sujets administratifs et de paie en France et au Portugal.

Tu es notre pépite si :

• Tu disposes d’une expérience solide en People Ops, idéalement dans un environnement international.
• Tu es autonome sur les sujets de paie et d’administration du personnel en France ou au Portugal, avec une bonne maîtrise des sujets RH Admin.
• Tu disposes d’un excellent relationnel et de solides compétences en communication orale et écrite (échanges avec les équipes en interne et les interlocuteurs externes).
• Tu fais preuve de rigueur et d’organisation, avec un bon esprit d’analyse et de synthèse.
• Tu es curieux(se), force de proposition et n’hésites pas à challenger l’existant.
• Tu es à l’aise avec les outils RH et l’exploitation des données (Excel n’a plus de secret pour toi), et tu apprécies travailler sur des sujets liés à l’optimisation des process et des outils RH.
• Tu maîtrises idéalement des outils comme Hibob, Payfit et Swile.
• Tu as un niveau d’anglais professionnel courant.
• Tu apprécies les environnements dynamiques, internationaux et en constante évolution.

C’est un plus si :

• Tu parles portugais
• Tu as déjà évolué dans un environnement France / Portugal
• Tu as déjà une première expérience en management

Notre processus de recrutement

1. Appel de présentation avec Lauriane (Talent Acquisition Specialist)
2. Echange de mise en situation avec Camille (People Ops)
3. Echange de fit avec Alexis (CEO)

Nos avantages

Une progression rapide dans ta carrière

• Scale-up en forte croissance offrant de réelles opportunités d’évolution
• Formation continue et suivi régulier pour t’accompagner et te permettre de performer
• Objectifs clairs et atteignables, avec des plans de développement adaptés à ton rythme

Une culture transparente et bienveillante

• Une équipe proche, accessible et simple
• Transparence totale, y compris sur les salaires (tous les niveaux, cofondateurs compris)
• Une équipe soudée, honnête et respectueuse, sans blabla inutile

Des avantages qui ont du sens

• 2 jours de TT par semaine
• 25 jours de congés
• Tickets restaurant pris en charge à 100% (7€ par jour travaillé)
• Mutuelle prise à 100%
• Budget mensuel livres (jusqu'à 12 par an)
• La formule M d’Urban Sports Club prise en charge par Vroomly à 100%. Tu verras, il y a plein de sports / activités à pratiquer. On a des super retours des équipes :)
• 1 Vroomnight par trimestre (soirée organisée par 3 membres de l’équipe, on attend tes idées !)
• Prise en charge à 50% de ton abonnement de transports en commun.