Office Coordinator
Maleo Offices
Remoto
Com presença consolidada em Lisboa e Porto, e uma operação em crescimento, a Maleo desenvolve e gere um ecossistema que cruza real estate, development, serviços e experiência, criando soluções completas para empresas e profissionais ao longo de todo o seu ciclo de vida.
No segmento de offices, oferece uma rede de espaços flexíveis em localizações premium, adaptados a diferentes dimensões e necessidades empresariais, complementados por uma oferta de meetings & events que permite a realização de reuniões, ativações e experiências com uma abordagem de hospitalidade.
Através da vertente de care, leva serviços premium diretamente para os escritórios dos clientes - desde receção e concierge a manutenção, limpeza e apoio a eventos - garantindo eficiência operacional e foco no core business.
Procuramos um/a Office Coordinator para reforçar a nossa equipa de Offices Operations. Enquanto Office Coordinator serás responsável pela operação diária dos Centros que te serão atribuídos e garantir a satisfação dos clientes, criando com eles verdadeiras relações de parceria e proximidade.
Serás responsável por:
- Fazer parte da operação diária do centro, garantindo o cumprimento de processos e procedimentos definidos.
- Receber, acompanhar e encaminhar visitantes, clientes, potenciais clientes e fornecedores.
- Executar tarefas de secretariado, como gestão de correspondência, atendimento telefónico, envio de correio eletrónico, reservas de salas de reunião e controlo de acessos.
- Assegurar a atualização contínua e rigorosa das bases de dados e registos operacionais do departamento.
- Atualizar ficheiros de inventário.
- Garantir que os espaços se mantêm organizados e alinhados com os padrões Maleo.
- Trabalhar com stock de equipamentos e supplies e garantir a sua reposição.
- Garantir o cumprimento dos padrões de segurança, manutenção, limpeza e experiência do cliente.
- Manter conhecimento atualizado sobre os produtos e serviços da Maleo, assegurando uma comunicação clara e informada junto dos clientes.
- Ensino Secundário ou Licenciatura em Marketing, Gestão, Gestão Hoteleira, Relações Públicas e/ou áreas similares;
- Experiência mínima de 2 anos em hotelaria ou áreas similares (requisito preferencial);
- Experiência em gestão de equipas (fator preferencial);
- Atitude positiva, simpática e disponível;
- Forte capacidade de organização, de resolução de problemas e orientação para o cliente;
- Capacidade de iniciativa e autonomia;
- Boa comunicação escrita e oral;
- Domínio de ferramentas do office (Word, PowerPoint, Excel);
- Domínio da língua inglesa (requisito obrigatório).
- Vencimento base;
- Subsídio de refeição em cartão;
- Seguro de saúde;
- Programa de apoio ao colaborador e à sua família;
- Atribuição do passe para utilização de transportes públicos;
- Possibilidade de progressão de carreira.